Mit eBEME zum zeitgerechten Nachschub

Der Wiener SAP-Consulter CNT hat mit der VA TECH ELIN EBG ein automatisiertes Beschaffungslogistiksystem entwickelt, das den Bearbeitungsaufwand sowie die Belegkosten im Einkauf künftig deutlich verringert. Die „elektronische BedarfsMEldung“ (eBEME) ist ein Katalogsystem für das Intranet, über das Materialbestellungen für laufende Projekte weitgehend automatisiert abgewickelt werden können. Das Projekt wurde binnen sechs Monaten realisiert und dient als Pilotprojekt für weitere Vorhaben. Beschleunigter Ablauf von Bestellvorgängen „Der eBEME-Benutzer sucht und wählt preisgewartete Projektartikel aus dem elektronischen Katalog aus und schickt die Information als elektronische Bedarfsmeldung (eBEME) zur Genehmigung an die Projektleitung, an den Einkauf zur Bestellung oder als automatisierte Bestellung direkt an den Lieferanten“, erklärt eBEME-Projektleiter DI Richard Wagner die Grundidee zu dem SAP R/3 Projekt. „Dafür wurde eine kundeneigene webgestützte Katalogdatenbank entwickelt, die laufend mit den SAP Projekt- und SAP Adressdaten synchronisiert wird“, erläutert der CNT-Gesellschafter. Sobald eine elektronische Bedarfsmeldung zusammengestellt ist, stehen dem Benutzer drei Optionen zur Weiterverarbeitung offen: Wird die Bedarfsmeldung an den Einkauf weitergeleitet, bucht die zuständige Einkäufergruppe nach etwaigen Nachverhandlungen die aus der Bedarfsmeldung resultierenden Bestellungen im SAP-R/3. Dabei stellt es auch kein Problem dar, dass aus einer Bedarfsmeldung mehrere Bestellungen erzeugt werden müssen. Ebenso möglich ist eine Zusammenfassung mehrerer, verschiedener Bedarfsmeldungspositionen in eine Bestellung. Ist die Bedarfsmeldung kritisch, so wird sie vom Benutzer dem Projektleiter zur Genehmigung weitergeleitet. Ist sie dagegen unkritisch bzw. geringwertig, so wird sie direkt vom eBEME-Benutzer bis ins R/3 durchgebucht und dort automatisch in eine Bestellung umgesetzt. Eine besondere Herausforderung bei dem Projekt war die Verwaltung von noch nicht bestellten, aber geplanten Projektmaterialien bzw. deren Kostenverwaltung. Diese Aufgabe konnte CNT durch ein einfaches Finanzmittelreservierungssystem lösen: Gewünschte Geldbeträge für zukünftige Materialbestellungen werden dabei reserviert und bis zur Bestellung, die dann das eigentliche Obligo bildet, „zwischengelagert“. Unangenehme Überraschungen im Bereich des Projektcontrollings gehören damit der Vergangenheit an.

e-mail: r.wagner@cnt-online.at

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