PDF-Rechnung ohne Signatur

Ab 2013 wird es einfacher für die elektronische Rechnung, die man als PDF senden oder empangen darf. Dank der EU erleichtert sich die umweltfreundliche und billigere PDF-Rechnung in der Handhabung deutlich.

In der Vergangenheit war man in Österreich streng: Eine Rechnung musste auf Papier empfangen werden (Fax reichte auch...) um gültig zu sein, d.h. um sie steuerlich verwerten zu können. Das war fatal, denn auch der Vorsteuerabzug war nur mit gültigen Dokumenten zu machen, eMail-Rechnungen führten schnell zu hohen Nachzahlungen.

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Mit der signierten eMail-Rechnung wurde es nicht einfacher, denn nur die staatlich autorisierte Signatur zählte - und die war unhandlich und teuer. Das Fax blieb komischerweise trotzdem gültig.

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Nun aber sorgt die EU für Ordnung in dem Chaos und für eine praktikable moderne Version der eMail-Rechnung. Mit 1.1.2013 kann in Österreich folglich auch die PDF-Rechnung inklusive Vorsteuerabzug benutzt werden. Das erleichtert die Nutzung der elektronischen Rechnung, braucht die unpraktische Signatur nicht und kann sich durchsetzen.

Die elektronische PDF-Rechnung in Österreich

Die 'fortschrittliche' digitale Signatur entfällt, sichergestellt muss aber werden, dass die Herkunft einer Rechnung klar ist und der Inhalt unverändert bleibt. Das kann etwa im eigenen Haus durch die Überprüfung von Rechnung und Leistung erfolgen - die Verrechnung muss also einen Blick darauf werfen, ob die Daten auf der PDF-Rechnung mit bestellten Inhalten und dem Lieferanten übereinstimmen. Das PDF-Format in einem grundsätzlich nicht bearbeitbaren Zustand reicht für den Rest, optimalerweise sichert man die PDF-Dateien dann auch noch regelmäßig auf DVD/CD, die eine Ändeurung dann auch noch unmöglich machen.


Pflicht zur Dokumentation beim Empfänger Da die Prüfung beim Empfänger notwendig und zu dokumentieren ist, empfielt sich das Notieren von Eingangsbelegen, Lieferscheinen, Auftragsbestätigungen etc. zur PDF-Rechnung. Das PDF muss lesbar sein (öffnen des PDF im Reader), der Absender und der Inhalt mit der Bestellung überein stimmen (Vergleich mit zB. Bestellung/Lieferschein).

Das PDF der Rechnung kann per eMail versandt werden oder als Download im Web bereit gestellt werden. Die Archivierungspflicht für die Belege gelten auch für PDF-Rechnungen. Ausdrucke der Rechnungen durch den Empfänger gelten nicht als unversehrte Kopien des PDF und gelten daher nicht! Das originale PDF ist daher (zumindest zusätzlich) zu sichern. Die Aufbewahrungspflicht gilt weiterhin für sieben Jahre.


Zustimmung durch Empfänger erforderlich! Auch in der neuen Regelung ist es erforderlich, dass der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zustimmt. Entsprechende Regeln in den AGB, eine explizite elektronische Anforderung oder die konkludente Handlung (das Laden der digitalen Rechnung) sind entsprechende Bestätigungen.

Darf man weiterhin signieren? Ja, natürlich geht auch das, selbst wenn es nicht praxistauglich und erforderlich ist. Die obengenannten Notwendigkeiten der elektronischen Rechnung sind jedenfalls auch abseits der digitalen Signatur einzuhalten. Die Signatur kann eine unversehrtheit zusätzlich auch noch bestätigen.

Was muss auf einer Rechnung stehen?

In Österreich muss auf der Rechnung folgendes an Inhalten vermerkt sein, um sie als gültgen Beleg für Buchhaltung und Vorsteuer verwenden zu können:



Kapitalgesellschaften müssen am Rechnungspapier auch Rechtsform, Firmenbuch (zuständiges Gericht und Firmenbuchnummer) sowie Firmensitz angeben. Weitere Angaben wie Zahlungsziele, Kontonummern etc. empfehlen sich natürlich auch auf jeder Rechnung, sind aber wie auch eine Unterschrift nicht erforderlich, um vom Finanzamt bei der Vorsteuer akzeptiert zu werden.


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