Ihre Aussendung an einen Verteiler im Newsticker ist genauso schnell erledigt, wie das Schreiben eines normalen eMails. Den Rest erledigt der Newsticker.
Schreiben Sie dazu (im Menü unter 'Aussendung' und nach Auswahl des gewünschten Verteilers) in das Formular die gewünschte Betreffzeile und darunter den Text, der versendet werden soll. Bei Textnewslettern wird automatisch eine Signatur des Newstickers eingefügt, die auf die Möglichkeit der Abmeldung etc. im Newsticker hiweist, um rechtliche Vorgaben zu erfüllen. Dieser Text braucht also nicht manuell hinzugefügt werden, wenn es sich um eine Textnachricht handelt.
HTML-Newsletter
Moderne Newsletter verwenden jedoch auch das HTML-Format. Hierzu entwerfen Sie den Newsletter mit Ihrem Webdesign-Programm. Achten Sie darauf, möglichst wenig (ideal: keine) Grafiken einzusetzen, da eMail-Programme im Gegensatz zu Websites eingeschränkte Möglichkeiten der Darstellung besitzen. Noch strikter sind sie mit Javascripts, auf die Sie generell verzichten sollten, um der Filterung von Firewalls vorzubeugen.
Sollten Sie doch auf externe Grafiken zurückgreifen wollen (was auch kein Problem ist), so referenzieren Sie diese unter Angabe der kompletten (absoluten) URL auf Ihrer Website an. Spielen Sie daher die Grafiken zuerst in Ihren Webspace ein und legen Sie den Link darauf (mit 'http://', der ganzen Domain und dem Ordner/Dateinamen).
Bei Querverweisen sollten Sie ein 'target=_blank' angeben, um in jedem Programm gleiche Resultate zu erzeugen. Einen Test des Ergebnisses vor der Aussendung können Sie erreichen, indem Sie den Quelltext in das Eingabefeld bei unter 'Aussendung' kopieren und die Checkbox 'HTML-Format' aktivieren. Dadurch aktivieren Sie den Punkt 'Ergebnis testen...', wo Sie den Newsletter in einem Browserfenster dargestellt bekommen.
Gefällt Ihnen das erzielte Resultat, können Sie die Aussendung genauso leicht veranlassen, wie im Textformat. 'Absenden' reicht aus. Für Empfänger, die HTML-eMails nicht lesen können oder wollen, wird automatisch eine Textdarstellung mit erzeugt, die die HTML-eMail nachbildet. Sie brauchen sich um eine eigene Textversion daher normalerweise nicht kümmern.
Absenderkennung und Abmelde-Link
Beachten Sie jedoch, dass bei HTML-Newslettern kein automatischer Informationstext für die User mitgesendet wird, der auf Abmeldemöglichkeiten hinweist. Da dies allerdings gesetzlich gefordert wird, haben Sie im eMail selbst für diesen Hinweis zu sorgen. Ein 'Hier können Sie sich abmelden...' mit Link zum Austragungsformular, Ihrer eMail-Adresse etc. sollte hier aber schon ausreichen und muss auch aus Gründen der wohl gewünschten Leserzufriedenheit angeboten werden.
Auch eine Anschrift, Kontaktmöglichkeit bzw. ein Impressum sollten Sie mitsenden und prominent platzieren. Auch hier gibt es gesetzliche Vorschriften, aber auch einen praktischen Nutzen. Wenn Sie in Kontakt mit Ihren Empfängern kommen möchten, darf eine eMail-Adresse im eMail nicht fehlen. Da die 'Von'-Adresse des Newsletters selbst zur automatischen Entfernung von fehlerhaften Einträgen verwendet wird, ist ein tatsächlich benutztes Postfach zur Kontaktaufnahme sinnvoll.
Wann wird der Newsletter verschickt?
Sobald Sie im Web den Newsletter fertiggestellt und 'abgesendet' haben, wird der Versand auf einem zuständigen Server vorbereitet. Dieser speichert den Auftrag zwischen und reiht ihn in die Warteschlange der zu sendenden Nachrichten ein. Stündlich wird diese Liste aktualisiert, d.h. die reale Sendezeit sollte nicht wesentlich mehr als maximal eine Stunde später sein. In der Praxis brauchen die letzten eMails bis zum Eingang am Zielserver im Schnitt eine halbe Stunde auch unter hoher Last.
Nach kompletter Übergabe der Nachrichten an den Mailserver wird ein Abschlußreport per eMail an den Administrator des Verteilers gesendet. Diese 'letzte' Mail in der Auftragswarteschlange zeigt den Erfolg der Transmission an.
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