Tipp 20.07.2023 (Archiv)
Termine online vergeben und buchen lassen
Wer Kontakt zu neuen oder bestehenden Kunden sucht, ist für persönliche Termine oder Videokonferenzen dankbar. Und auch jeder Dienstleister, der Termin-Slots online buchen und zahlen lassen will, braucht eine Terminvereinbarung auf der Homepage.Das klingt schwierig umzusetzen und kann doch so einfach sein. Die richtige Vorgehensweise für Wordpress-Websites wäre in etwa so:
1. Kalender machen
Wichtig, um automatisiert Termine auf der Homepage vergeben zu können, ohne jedesmal manuell eingreifen zu müssen, ist ein Kalender als Basis. Nicht nur, um eingehende Termine zu vermerken, ist das relevant - die Website muss schließlich wissen, wann ein Kunde oder Interessent sich einen Termin einbuchen kann.
Normalerweise nutzt man dazu einen Kalender bei Gmail bzw. dem Google Calendar (rechts oben nach dem Login auf einer Google-Website bei den Apps). Der hat den Vorteil, dass er recht gut von anderen Kalendern aus in die Cloud synchronisiert werden kann und auch dort verwaltete Termine zurück in andere Kalender aktualisiert werden können. Wer noch keinen elektronischen Kalender hat, kann dort natürlich gleich direkt arbeiten - ansonsten richtet man einen Abgleich der Termine mit Outlook oder anderen Kalendern leicht ein.
Termine, die man nicht vergeben will, kann man dort auch gleich 'blocken'. Und natürlich sind alle Kalenderfunktionen im Onlinekalender zusätzlich nutzbar - etwa der Zugriff vom Handy aus.
Simples 'Doodle' für Termine in Google Calendar
Google selbst hat eine Art Terminfinder für Termine in den Kalender selbst integriert. Dazu kann man Blöcke im Kalender als 'reserviert für Terminanfragen' markieren (Termin normal wiederkehrend anlegen und als 'Terminplan' ablegen) und daraus eine Seite generieren, die man weiterleiten kann (Termin aufrufen, dann sind diese Optionen bei einem Terminplan vorhanden). Menschen können sich darin einen Termin vermerken, den Sie dann in ihrem Kalender sehen (und der für andere als belegt markiert wird). Das ist jedoch bei Weitem nicht so umfangreich und angenehm wie das nachfolgend beschriebene Werkzeug, wird aber für manche Szenarien ausreichen.
2. Kalender in Website integrieren
Hier ist wichtig, dass die direkte Buchung ausschließlich noch freier Termine möglich wird - bei Bedarf inklusive Zahlung des Termins (etwa bei Frisören oder anderen Dienstleistern kann das gleichzeitig der Shop zur Buchung werden). Der oben angelegte Kalender wird dadurch zur Schnittstelle in den Tagesplan. Die weiteren Informationen sind die Zeiten, wie lange ein Termin bzw. eine Terminart dauert (man kann durchaus verschiedene Typen an Produkten oder Terminen anlegen - das 10min kostenlose Erstgespräch wird dann anders behandelt wie der 3-Stunden-Workshop zur Teambildung).
Wordpress als weitest verbreitete Plattform für Websites wird vermutlich den meisten als Grundlage dienen für einen Termin-Dienst. Ansonsten kann man den Kalender für Buchungen auch auf einer speziellen Wordpress-Website installieren und diese dann in die bestehende Website einbinden. Das auf Wordpress beliebteste Werkzeug zur Terminbuchung (samt umfangreicher Infrastruktur rundherum) ist Webba. Das ist zwar nicht kostenlos, kann aber sowohl mit Google-Kalender umgehen als auch mit den ganzen Woocommerce-Anbindungen zur Zahlung und ähnliche Dinge - ausserdem ist die Terminbuchung so ausgefeilt, dass man sogar Vorbereitungszeiten, Umrüstzeiten und Pausen automatisiert bestimmen kann - auch ist das Tool optimal, um Termine zu bündeln und zu blocken. Die Einrichtung erfolgt in der normalen Wordpress-Umgebung, für Terminbuchungen und Kontakte braucht man wiederum nur den Kalender aufrufen und hat alles an Informationen beisammen.
Um das abzurunden werden auf Wunsch auch eMails an Kunden und sich selbst geschickt, um an Termine zu Erinnern und mehr. Auch das Marketing kann integriert werden, die Werkzeuge für Newsletter und Sales sind verfügbar.
3. Terminbuchung bewerben
Klar, am Ende des technischen Einbindens braucht es noch die Werbung dafür, damit das Terminbuchungs-Werkzeug von den Usern auch gefunden wird. Auf der Website braucht es den 'Termin ausmachen'-Button, in Social Media die passende Werbung und jede Aktivität (Flyer etc.) sollte auf die Möglichkeit hinweisen.
| Foto: Brian Jackson / Adobe Stock |
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